Como elaborar sua política de gestão de despesas

De maneira simples, a política de reembolso constitui um conjunto de diretrizes que normatizam o procedimento de reembolso dentro das organizações. Essas normas abrangem desde a estipulação de limites de gastos e a restrição de certos tipos de despesas até a padronização das etapas envolvidas na solicitação de reembolso.

Portanto, possuir uma política de despesas é de suma importância para empresas que utilizam viagens corporativas, contam com vendedores externos, representantes comerciais e outros profissionais

Neste artigo, você terá insights sobre os benefícios de implementar uma política de despesas e aprenderá como estruturá-la por meio de 10 passos essenciais.

5 passos para estruturar uma Política de Despesas para seus funcionários

1 - Elegebilidade

O primeiro aspecto a ser estabelecido diz respeito à elegibilidade. Quem está autorizado a solicitar e receber reembolsos, conforme as diretrizes estabelecidas na política em desenvolvimento? Isso se aplica a todos os colaboradores e prestadores de serviços, ou se destina a um grupo/área específico?

É crucial fornecer respostas a essas perguntas. Caso a política de despesas contenha regras e procedimentos distintos conforme o cargo, é fundamental esclarecer de maneira simples a elegibilidade dessas normas para cada grupo em consideração.

2- Defina tipos e limites das despesas

Nem todas as despesas que um funcionário ou prestador de serviço terá durante seu trabalho precisam e devem ser reembolsadas/pagas.

Um passo inicial consiste em examinar as regulamentações legais do regime de contratação dos colaboradores (CLT ou MEI) e as convenções coletivas das categorias elegíveis na política de reembolso. Esse processo permite identificar quais despesas devem ser obrigatoriamente reembolsadas.

Despesas relacionadas a refeições, por exemplo, são explicitamente previstas na CLT como responsabilidade da empresa. O montante destinado ao vale-refeição do colaborador, por sua vez, geralmente é estipulado nas convenções coletivas dos sindicatos, variando de uma categoria para outra.

Outros exemplos comuns de despesas reembolsáveis incluem aquelas associadas a viagens corporativas, como passagens aéreas ou terrestres, quilometragem percorrida, aluguel de carro, estacionamento, hospedagem e despesas com telefonia. Até mesmo emergências médicas podem ser contempladas na política de reembolso de despesas.

Após examinar as legislações e todas as despesas relacionadas ao trabalho dos funcionários e prestadores de serviço, é possível selecionar quais delas são elegíveis para reembolso, não se limitando apenas ao estritamente obrigatório por lei.

Feito isso, é fundamental calcular o valor a ser restituído ao colaborador para cada despesa. Isso requer uma atenção especial às peculiaridades de cada tipo de gasto, estabelecendo como será realizado o cálculo do valor a ser reembolsado. É importante determinar se o reembolso para cada despesa será integral, com base na prestação de contas do colaborador, ou se será um valor fixo.

Além disso, é crucial abordar as diferenças entre as categorias de trabalhadores. O reembolso de certas despesas será uniforme para todas as categorias? Certifique-se de esclarecer esses pontos na política de reembolsos.

Outro ponto importante: considere regiões para determinados valores. Viagens para grandes centros possuem por exemplo, valores de refeição maiores.

3- Estabeleça prazos

Para aprimorar o controle da gestão financeira, é crucial estabelecer claramente os prazos envolvidos no processo de reembolso, evitando solicitações tardias e possíveis desentendimentos.

Dessa forma, é necessário definir o prazo para a solicitação de reembolso a partir da data da despesa, bem como o prazo para a empresa efetuar o reembolso. Nesse contexto, é viável estabelecer diferentes prazos de reembolso de acordo com a prioridade das despesas. Essa abordagem permite uma gestão mais eficiente, garantindo que os pedidos sejam submetidos e processados dentro de um cronograma definido, o que contribui para a transparência e efetividade do processo de reembolso.

4- Estabeleça Procedimentos para Casos Não Previstos na Política de Reembolsos

Mesmo com uma política de despesas rigorosa e bem elaborada, situações inesperadas podem surgir, levando a solicitações de reembolso para despesas não contempladas. Isso requer um processo de avaliação específico.

Determine como a organização lidará com casos não previstos na política de despesas. Qual será o procedimento de avaliação adotado? Quais critérios serão empregados para autorizar ou recusar uma despesa não contemplado pela política? Estabelecer diretrizes claras para essas circunstâncias ajuda a garantir transparência e consistência nas decisões, promovendo a eficiência e equidade no tratamento de solicitações não convencionais de despesas.

5- Estruture e divulgue as informações

Não é suficiente realizar todos os passos anteriores e armazenar as informações de maneira desorganizada.

Após definir todos os elementos da política de reembolso de despesas, é fundamental estruturar um documento que contenha todas as informações levantadas e estabelecidas: as regras, os direitos e os procedimentos.

Para que a política de despesas seja respeitada e funcione efetivamente, é essencial que todos a conheçam.

Portanto, disponibilize o documento em canais acessíveis a todos os envolvidos. Dessa forma, a empresa transmite uma mensagem clara para todos os colaboradores, indicando o compromisso com a transparência no processo de reembolso. Isso contribui para uma compreensão unificada e adesão à política, fortalecendo a eficácia do sistema de despesas.

Como facilitar a aplicação da Política de Reembolso na sua empresa?

Para facilitar a aplicação da Política de Reembolso na sua empresa, além de contar com a tecnologia, existem outros fatores que podem ser considerados:

1. Comunicação Clara e Eficiente:

• Realize treinamentos para garantir que todos os colaboradores compreendam as regras do processo de reembolso e possam esclarecer dúvidas posteriormente.

1. Documentação Aceita:

• Estabeleça requisitos claros para a documentação necessária na solicitação de reembolso, como recibos, comprovantes e notas fiscais, deixando claro que apenas a documentação especificada será aceita como comprovação.

1. Processo de Solicitação Simplificado:

• Evite procedimentos complexos para garantir clareza e evitar interpretações equivocadas ou esquecimentos.

1. Prazos Definidos:

• Estabeleça prazos claros para solicitações e pagamentos, evitando impactos na rotina do setor financeiro e garantindo a alinhamento de expectativas dos colaboradores. Defina uma data mensal limite para solicitações, se necessário.

1. Aprovação Ágil:

• Designe responsáveis pela aprovação das solicitações de reembolso para simplificar os processos e garantir que as aprovações ocorram dentro do esperado.

1. Limites para Despesas:

• Estabeleça limites para cada tipo de despesa, informando claramente aos colaboradores quanto podem gastar em cada categoria. Esses limites podem ser diários, baseados no valor total da viagem, ou em outra métrica conveniente para a empresa.

1. Rotina de Feedback e Melhoria Contínua:

• Estabeleça uma rotina de feedback para ouvir a opinião dos colaboradores, permitindo ajustes e melhorias contínuas nas políticas.

1. Revisões Periódicas da Política:

• Faça revisões regulares da política para garantir que esteja alinhada com as necessidades da empresa e com as regulamentações atuais, fazendo ajustes conforme necessário.

Adotar essas práticas contribuirá para uma implementação mais eficaz e eficiente da política de reembolso, proporcionando clareza, transparência e agilidade no processo.