Os principais erros das empresas com reembolsos de km

Muitas dúvidas surgem para as empresas e funcionários quando o assunto é reembolso de despesas com quilometragem. Vou com meu próprio carro? A empresa fornece um veículo? Será que o reembolso está certo? Essa é realmente a melhor forma de deslocamento para esta demanda?



Toda empresa que conta com processos de reembolso ultrapassados e que dependem de um alto fluxo de apresentação de comprovantes físicos, está suscetível a erros. Neste sentido, surge um sinal de alerta na tentativa das organizações em evitar desperdícios de recursos e de tempo.


Discordância de valores, ocultação e rasuras em recibos e dificuldades de auditoria são os principais problemas.


Para a empresa, é importante equilibrar os interesses entre ela e o colaborador: atender suas expectativas com o trabalho do profissional e viabilizar meios para que o mesmo possa realizar suas tarefas com responsabilidade.


Na rotina de um executivo de vendas, responsável pela captação de novas oportunidades de negócios, é comum a ida para clientes em diferentes endereços. Até mesmo viagens aéreas e hospedagens podem entrar no escopo deste profissional, dependendo do interesse comercial da empresa. Naturalmente, despesas reembolsáveis são aplicáveis nesta rotina de deslocamento, o que exige da empresa organização para que não ocorram desvios, e do colaborador, honestidade na hora de solicitar este recurso.


Quando falamos de processos de reembolso padronizados e bem estruturados, devemos ter em mente que este fator transcende o aspecto confiança, pois em uma instituição séria, a comprovação de despesas deve ocorrer essencialmente através de documentos e outros registros comprobatórios válidos. Ter este posicionamento sólido na política de reembolso de quilometragem da sua empresa, traz maiores garantias contra fraudes e blinda o seu negócio de pessoas mal intencionadas.


Reação do mercado a este problema


Visando contornar este problema, algumas empresas estabelecem valores fixos por quilometragem, planejamento válido já que existem ferramentas que possibilitam à empresa prever alguns gastos, como o de pedágio, por exemplo.


Acontece que, muitas vezes este cálculo é impreciso, se transformando em um gasto "invisível" para a empresa. Quando uma instituição trabalha com valores fixos por quilometragem, ela dificulta o controle financeiro daquela demanda e faz com que seja impossível identificar o que se gastou de fato em determinado trajeto.


Diversas soluções de mobilidade estão disponíveis no mercado corporativo, assim como a solução Stuo.Mobilidade. Com essas ferramentas, é possível rastrear os gastos da sua empresa com mobilidade e comparar a economia com relação ao uso de veículos particulares e até mesmo o da companhia.


De acordo com um levantamento feito com clientes da Stuo, foi possível identificar em alguns cenários, dentro de um período de um ano, economia superior a 50% com mobilidade. Isso acontece porque as empresas já estão acostumadas com o processo antigo de reembolso de quilometragem e nem sequer questionam a natureza dessa despesa.


Mas isto é só a ponta do iceberg


Entender a importância de manter um alto rigor nas discussões sobre reembolso de quilometragem é só uma parte da solução do problema. Como estruturar este processo é o real desafio.


Atualmente, a alternativa que se mostrou mais eficiente para a maioria das empresas, é contar com um aplicativo de mobilidade desenvolvido pensando no mercado corporativo. Além do nível de controle da demanda, a projeção de fraude cai para zero, já que o centro de custo fica atrelado ao sistema da empresa e as informações do trajeto são salvas para validação dos gestores.


As vantagens deste sistema de deslocamento são inúmeras e refletem diretamente no financeiro da organização. Algumas delas são:

  • Gestão e controle através de relatórios e indicadores;

  • Diversas categorias para seu time ter autonomia;

  • Alerta de utilização conforme política de uso;

  • Viagens mais seguras e confortáveis;

  • Base de motoristas parceiros qualificados;

  • Embarque rápido via QR Code;

  • Atendimento a nível nacional.

Vamos ver como isso funciona na prática?


A Stuo criou o aplicativo de mobilidade pois acredita que a política de reembolso de quilometragem deve ser simples e fácil. Por este motivo, ela deve ser prática e econômica, isentando a empresa de preocupações com seguros e financiamentos de veículos. É só entrar em contato com o nosso time de especialistas e solicitar uma demonstração rápida clicando aqui.

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