Muitas dúvidas surgem para as empresas e funcionários quando o assunto é reembolso de despesas com quilometragem. Vou com meu próprio carro? A empresa fornece um veículo? Será que o reembolso está certo? Essa é realmente a melhor forma de deslocamento para esta demanda?
Toda empresa que conta com processos de reembolso ultrapassados e que dependem de um alto fluxo de apresentação de comprovantes físicos, está suscetível a erros. Neste sentido, surge um sinal de alerta na tentativa das organizações em evitar desperdícios de recursos e de tempo.
Discordância de valores, ocultação e rasuras em recibos e dificuldades de auditoria são os principais problemas.
Para a empresa, é importante equilibrar os interesses entre ela e o colaborador: atender suas expectativas com o trabalho do profissional e viabilizar meios para que o mesmo possa realizar suas tarefas com responsabilidade.
Na rotina de um executivo de vendas, responsável pela captação de novas oportunidades de negócios, é comum a ida para clientes em diferentes endereços. Até mesmo viagens aéreas e hospedagens podem entrar no escopo deste profissional, dependendo do interesse comercial da empresa. Naturalmente, despesas reembolsáveis são aplicáveis nesta rotina de deslocamento, o que exige da empresa organização para que não ocorram desvios, e do colaborador, honestidade na hora de solicitar este recurso.
Quando falamos de processos de reembolso padronizados e bem estruturados, devemos ter em mente que este fator transcende o aspecto confiança, pois em uma instituição séria, a comprovação de despesas deve ocorrer essencialmente através de documentos e outros registros comprobatórios válidos. Ter este posicionamento sólido na política de reembolso de quilometragem da sua empresa, traz maiores garantias contra fraudes e blinda o seu negócio de pessoas mal intencionadas.
Reação do mercado a este problema
Visando contornar este problema, algumas empresas estabelecem valores fixos por quilometragem, planejamento válido já que existem ferramentas que possibilitam à empresa prever alguns gastos, como o de pedágio, por exemplo.
Acontece que, muitas vezes este cálculo é impreciso, se transformando em um gasto "invisível" para a empresa. Quando uma instituição trabalha com valores fixos por quilometragem, ela dificulta o controle financeiro daquela demanda e faz com que seja impossível identificar o que se gastou de fato em determinado trajeto.
Diversas soluções de mobilidade estão disponíveis no mercado corporativo, assim como a solução Stuo.Mobilidade. Com essas ferramentas, é possível rastrear os gastos da sua empresa com mobilidade e comparar a economia com relação ao uso de veículos particulares e até mesmo o da companhia.
De acordo com um levantamento feito com clientes da Stuo, foi possível identificar em alguns cenários, dentro de um período de um ano, economia superior a 50% com mobilidade. Isso acontece porque as empresas já estão acostumadas com o processo antigo de reembolso de quilometragem e nem sequer questionam a natureza dessa despesa.
Mas isto é só a ponta do iceberg
Entender a importância de manter um alto rigor nas discussões sobre reembolso de quilometragem é só uma parte da solução do problema. Como estruturar este processo é o real desafio.
Atualmente, a alternativa que se mostrou mais eficiente para a maioria das empresas, é contar com um aplicativo de mobilidade desenvolvido pensando no mercado corporativo. Além do nível de controle da demanda, a projeção de fraude cai para zero, já que o centro de custo fica atrelado ao sistema da empresa e as informações do trajeto são salvas para validação dos gestores.
As vantagens deste sistema de deslocamento são inúmeras e refletem diretamente no financeiro da organização. Algumas delas são:
Gestão e controle através de relatórios e indicadores;
Diversas categorias para seu time ter autonomia;
Alerta de utilização conforme política de uso;
Viagens mais seguras e confortáveis;
Base de motoristas parceiros qualificados;
Embarque rápido via QR Code;
Atendimento a nível nacional.
Vamos ver como isso funciona na prática?
A Stuo criou o aplicativo de mobilidade pois acredita que a política de reembolso de quilometragem deve ser simples e fácil. Por este motivo, ela deve ser prática e econômica, isentando a empresa de preocupações com seguros e financiamentos de veículos. É só entrar em contato com o nosso time de especialistas e solicitar uma demonstração rápida clicando aqui.