No momento da contratação de uma plataforma de reembolsos, muitas dúvidas surgem ao redor da implementação. Normalmente a companhia já tem uma política de reembolsos estruturada, bastando apenas definir essas regras dentro da plataforma. Neste sentido, é importante o treinamento dos gestores que conduzirão as aprovações dos lançamentos de despesas de reembolsos, até mesmo para orientação geral da equipe e resolução prévia de problemas.
É comum que as empresas implementem as seguintes regras com relação à cobertura de despesas:
Bebidas alcoólicas não são permitidas;
Despesas com alimentação sem recibo;
Reembolso de combustível sem comprovante;
Despesas de pedágio sem comprovante ou justificativa prévia;
Recibos que ultrapassam o teto de gastos já definido;
Notas e cupons fiscais com rasuras ou ilegíveis.
Alguns desses itens podem contar com recusa imediata dentro da plataforma, outros vão depender da análise individual do gestor que aprovará ou não a solicitação, podendo enviar a despesa para tratativa e/ou revisão do colaborador caso as informações declaradas estejam divergentes ou não atendam aos critérios da política de reembolso da empresa.
A principal etapa em um sistema como este é o envio de documentação comprobatória para que o processo seja efetivado com eficiência. Em cupons fiscais que possuem QR Code, é possível somente escaneá-lo para que as informações apareçam automaticamente na tela, sem a necessidade de inserção manual. De todo modo, todos os campos são editáveis caso seja necessário fazer alguma observação ou pequena modificação no lançamento.
Lançamento de bebidas alcoólicas
Quando o colaborador tenta solicitar um reembolso de alimentação, por exemplo, e um dos itens descritos na nota é de uma bebida alcoólica, a empresa pode simplesmente fazer o reembolso do valor parcial da nota, ignorando o valor individual do item que não é coberto pela empresa, enviar devolutiva solicitando maiores esclarecimentos ou recusar a solicitação por completo, alegando que a prática de consumir bebida alcoólica durante uma demanda de trabalho infringe as normas da política de reembolso e, portanto, não deverá ser devolvido.
Alimentação e outras despesas sem recibo
Uma das principais regras de muitas políticas de reembolso é o envio do comprovante através de uma foto. A responsabilidade do colaborador aumenta neste sentido pois essas plataformas contam com uma versão mobile que facilita ainda mais o envio desses comprovantes. Ao efetuar um pagamento, já é possível fotografar e enviar na hora, sem se preocupar em guardar o comprovante físico. É um novo hábito que precisa ser implementado quando há essa mudança. No final, é uma facilidade para ambos os lados.
Outro problema bastante comum que acaba passando pelas mesmas problemáticas é o de recibos apagados ou rasurados. Aqui vai depender muito do nível de flexibilidade da empresa. Em alguns casos, onde não é possível recuperar os documentos nessas condições, a empresa pode aceitar o recibo de transação da despesa através de extrato da conta ou cartão. Mas é importante lembrar que na maioria dos casos, a apresentação do comprovante digitalizado é imprescindível.
Teto de gastos ultrapassado
Algumas companhias definem um limite sobre o quanto deve ser gasto pelo colaborador em despesas específicas. Para alimentação, por exemplo, dependendo da região, é comum vermos algo em torno de 40 ou 45 reais. Sabendo disso, fica a critério do colaborador ir a algum lugar mais caro, sabendo que terá somente parte da despesa reembolsada. Na dúvida, busque respeitar os limites definidos em cada política para ter 100% da despesa de volta.
Integração
Solicitação lançada na plataforma, não significa que ela já está aprovada, ainda é preciso que o gestor responsável analise a solicitação, confirme que ela está de acordo com todos os termos da política de reembolso da empresa para que assim a mesma seja aprovada. Quando isso acontece, automaticamente o financeiro da companhia já é acionado e o funcionário receberá o valor dentro de um prazo previamente definido.
Ainda sobre a integração, independentemente do ERP que a sua empresa utilize, é possível integrá-lo com as plataformas de reembolso através de API. Deste modo, sua empresa estará coberta com as principais tecnologias de forma rápida e precisa.
Todas as situações descritas acima são hipotéticas, podendo mudar de uma empresa para outra. No geral, as companhias costumam adotar essas práticas para reforçar as principais regras e manter um controle saudável das despesas, ao mesmo tempo que garante boas condições de trabalho ao colaborador.
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