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Carro para trabalho: Como Gerenciar seus colaboradores e as despesas

Esclarecendo Dúvidas sobre o Uso de Carro para Trabalho e Despesas Relacionadas

A utilização de carros para atividades profissionais, seja de propriedade do colaborador ou fornecido pela empresa, frequentemente suscita questionamentos sobre o custeio desses deslocamentos. Determinar o que cabe à responsabilidade da empresa e o que deve ser assumido pelo funcionário pode ser um desafio, especialmente para aqueles que ainda utilizam métodos tradicionais, como planilhas, para gerenciar essas operações.

Neste artigo, abordaremos as dúvidas mais comuns relacionadas ao trabalho com carro próprio, reembolso de despesas de viagem de carro e as obrigações legais das empresas nesse cenário. Se você busca esclarecimentos sobre como gerenciar eficientemente o uso de carros para trabalho e manter controle sobre os gastos da sua empresa, continue lendo!

O que é considerado usar o carro para trabalho?

Para começar a discutir esse tópico é importante ter claro um ponto: há duas situações distintas quando se fala em usar o carro para trabalho e ambas são legais.

A primeira é quando você não usa transporte público e vai trabalhar com carro. Nesse caso, você não está a serviço da empresa e apenas faz o trajeto casa-trabalho, trabalho-casa com seu veículo.

Algumas companhias oferecem a opção de trocar o vale transporte por uma ajuda de custo na gasolina. Mas, diferente do que ocorre com a oferta de vale transporte, a lei não dispõe sobre a obrigatoriedade do vale combustível, também conhecido como auxílio combustível.

A outra situação é quando você trabalha com veículo próprio para exercer alguma atividade para a empresa, como visitar algum cliente, fazer entregar e, até mesmo, uma viagem corporativa.

Esse segundo caso é bem diferente, pois o veículo próprio está sendo usado à serviço da empresa.

Nesse caso, a Justiça do Trabalho entende que a empresa tem obrigações legais para com seus funcionários em relação aos custos decorrentes da utilização de veículo próprio.

Isso inclui gastos com os combustíveis e a manutenção e revisão do carro, conforme previsto no artigo 896 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT). 

Inclusive é muito importante que o contrato de prestação de serviço entre empresa e funcionário esteja bem claro em relação ao uso do carro próprio para fins de trabalho. 

É de suma importância que o contrato contenha observações sobre o que será ressarcido e como será feito esse pagamento, a fim de evitar problemas no futuro.

Carro particular x carro de empresa para trabalho ou taxi ?

Quando falamos desse primeiro caso, onde o funcionário usa o carro próprio para se deslocar até a empresa sem que isso se configure um exercício de sua atividade, a decisão de oferecer um auxílio combustível é mais uma questão de benefício.

É uma espécie de bônus que a companhia oferece para melhorar a qualidade de vida dos empregados.

Então, cabe a ela julgar se isso é viável e se é possível oferecer vale combustível no lugar do vale transporte.

Mas, o que nos interessa aqui é a situação 2, onde a discussão gira em torno de duas hipóteses:

Se é mais vantajoso que a empresa faça um contrato especificando que o funcionário irá trabalhar com carro próprio e, assim, todas as despesas discriminadas serão ressarcidas. 
Ou se vale mais a pena oferecer um carro de empresa para que o funcionário possa trabalhar externamente.
Enquanto gestor, principalmente se for do departamento financeiro, deve se atentar a três pontos principais:

  • O custo da compra do carro;
  • O custo da manutenção do carro;
  • O custo do gasto de combustível.
  • Ou seja, a empresa precisa ter reserva financeira para fazer a compra de um carro. Além disso, o custo da gasolina e da manutenção e revisão do carro será de inteira responsabilidade da empresa em qualquer caso.

Portanto, ficam aqui os questionamentos: 

Você tem alguém internamente que poderá ser responsável por levar o carro para abastecer ou para a oficina? 

A empresa tem caixa para comprar um ou mais carros?

Normalmente, a resposta para essas perguntas é não. 

Por isso, muitas empresas preferem que o funcionário use seu próprio carro para trabalho, de forma que os custos sejam minimizados. Assim, optam por realizar o reembolso das despesas do funcionário, mais especificamente o reembolso de quilometragem, conforme a lei determina. Em muitas empresas, o uso de táxi é liberado para visitas comerciais ou viagens, uma vez que consegue reduzir até 40% das despesas de mobilidade.


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