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Regras para Uso de um Cartão Corporativo

Certamente, criar políticas e regras claras para a utilização do cartão corporativo é crucial para assegurar que os colaboradores o utilizem de maneira apropriada. Proporcionar segurança e controle de gastos é fundamental, e para isso, é importante desenvolver um documento que contenha diretrizes claras para o uso do cartão de crédito  fornecido pela empresa.

A fim de auxiliar na elaboração de uma política adequada de uso do cartão corporativo, apresentamos um guia com as principais regras. Confira abaixo:

Definição de Uso Autorizado:

Especifique claramente os tipos de despesas e transações que são autorizadas para pagamento com o cartão corporativo. Isso pode incluir viagens de negócios, despesas de representação e compras específicas relacionadas ao trabalho.
Limites de Gastos:

Estabeleça limites claros de gastos para cada colaborador, seja diário, mensal ou anual. Esses limites devem refletir as necessidades individuais de cada função na empresa.

Processo de Aprovação:

Defina um processo claro para a aprovação de compras. Determine quem é responsável por autorizar o uso do cartão e estabeleça limites para aprovação automática e necessidade de aprovação prévia.
Documentação Necessária:

Especifique os documentos que devem acompanhar cada transação, como recibos, notas fiscais ou relatórios de despesas. Isso facilitará a prestação de contas e auditorias.

Responsabilidade pelo Cartão:

Deixe claro quem é responsável pelo cartão corporativo. Isso inclui orientações sobre o cuidado com o cartão, a responsabilidade pela sua segurança e as ações a serem tomadas em caso de perda ou roubo.
Política de Devoluções e Reembolsos:

Estabeleça diretrizes sobre como lidar com devoluções e reembolsos. Determine se as devoluções devem ser feitas no cartão ou se serão aceitas em outras formas de pagamento.

Monitoramento e Auditoria:

Informe os colaboradores de que as transações serão monitoradas e sujeitas a auditorias. Isso promove a transparência e a conformidade com as políticas estabelecidas.

Consequências para Violações:

Esclareça as consequências para o não cumprimento das regras estabelecidas na política de uso do cartão corporativo. Isso pode incluir medidas disciplinares e até mesmo rescisão de contrato, dependendo da gravidade da violação.
Ao seguir essas diretrizes, sua empresa poderá criar uma política de uso do cartão corporativo que promova a transparência, controle de gastos e conformidade com as normas estabelecidas.

Para que serve um Cartão Corporativo ?

O Cartão Corporativo é uma modalidade de cartão projetada para auxiliar as empresas no gerenciamento de despesas relacionadas às atividades empresariais. Como mencionado, ele desempenha diversas funções:

Pagamento de Viagens de Negócios:

Facilita o pagamento de despesas associadas a viagens corporativas, incluindo passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação. Isso proporciona maior praticidade e controle nas transações relacionadas a deslocamentos profissionais.

Aquisição de Materiais e Equipamentos:

Permite a aquisição de materiais e equipamentos necessários para o funcionamento da empresa. Simplifica o processo de compra, proporcionando maior agilidade e controle sobre os gastos.

Pagamentos a Fornecedores:

Pode ser utilizado para efetuar pagamentos a fornecedores, contribuindo para a gestão financeira e otimizando o processo de transações comerciais.

Despesas Recorrentes:

Utilizado para pagamentos recorrentes, como despesas de marketing com mídia paga, assinaturas de softwares e serviços de armazenamento na nuvem. Isso contribui para a manutenção das operações da empresa.

Ao centralizar essas transações em um Cartão Corporativo, as empresas podem usufruir de benefícios como maior controle, transparência nas despesas, simplificação dos processos de prestação de contas e a possibilidade de estabelecer limites de gastos para diferentes departamentos ou colaboradores. Essa ferramenta desempenha um papel essencial na eficiência e na gestão financeira das organizações.

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